მილიონი საქმე გაქვს და არ იცი რა საიდან დაიწყო? გაქვს შესასრულებელი საქმეების გრძელი ჩამონათვალი? შეიძლება თქვენ ყოველდღიურად ადგენთ შესასრულებელი საქმეების სიას (to-do list), თუმცა რამდენად რეალურად გეხმარებათ ეს ჩვევა მეორე საკითხია.
სამუშაოების სია პროდუქტიულობის ერთ-ერთი უძველესი ინსტრუმენტია, რასაც მთელს მსოფლიოში დღესაც მრავალი ადამიანი იყენებს. ეს სამუშაოს ორგანიზების და თქვენი დღის სტრუქტურირების საშუალებაა. მიუხედავად მისი პოპულარობისა, საქმეების სია შეიძლება არ იყოს ისეთი ეფექტური, როგორც ჩვენ ყველას გვგონია.
ჩვენს სიაში გადავხაზავთ ხოლმე შესრულებულ საქმეს, თუმცა იმის გაანალიზების გარეშე აქვს თუ არა რაიმე გავლენა მათ ჩვენს მომავალზე ან გრძელვადიან მიზნებზე.
სამუშაოების სიის ქონა უკვე ბევრად უკეთესია, ვიდრე საერთოდ არ ქონა, მაგრამ მაინც ძალიან არასრული პროდუქტიულობის ინსტრუმენტია. პრობლემა იმაში მდგომარეობს, რომ სამუშაოების სია არის მხოლოდ დავალებების კრებული, რომელთა შესრულებაც გსურთ, მაგრამ ის არ მიუთითებს იმაზე, თუ რამდენად მნიშვნელოვანია რეალურად თითოეული სამუშაო. ამან შეიძლება პროდუქტიულობის ცრუ გრძნობა გაგიჩინოთ.
მაგალითად, როდესაც გადახაზავთ თქვენი სამუშაოს სიის 70%-80%-ს, თავს საკმაოდ პროდუქტიულად გრძნობთ. უმეტეს ჩვენგანს არასოდეს შეუძლია გაუმკლავდეს ყველა დავალებას, რაც ჩვენს სამუშაოთა სიაშია, ასე რომ, დაახლოებით 80%-ის შესრულება საკმაოდ კარგია. თუმცა, ამან შეიძლება შექმნას არარსებული პროდუქტიულობის გრძნობა, რამაც შეიძლება შეაფერხოს თქვენი წარმატება.
ადამიანის გონება ყოველთვის ეძებს მარტივ გამოსავალს, ასევე ისეთ საქმეზე კონცენტრირდება რომელიც მარტივი შესასრულებელია, ვინაიდან უფრო მარტივი ამოცანები მოითხოვს ნაკლებ ენერგიას. ჩვენ თითქოს ყოველთვის ვაჭიანურებთ რთულ სამუშაოს დაწყებას და ამის ნაცვლად მარტივ საქმეს ვაკეთებთ. ეს გვაზოგვინებს ენერგიას, რომელიც ჩვენი ტვინის აზრით გვჭირდება გადარჩენისთვის. სწორედ ამიტომ, უფრო მეტ წინააღმდეგობას გრძნობთ რთულ ამოცანებზე მუშაობის მიმართ, ვიდრე მარტივი ამოცანების შესრულების დროს.
ჩვენს მიერ შედგენილ სიაში პრიორიტეტები შეიძლება ბუნდოვანი იყოს, ჩვენ კი როგორც წესი გვსურს ვკონცენტრირდეთ უმარტივესი ამოცანების შესრულებაზე. მაგალითად, მეილის შემოწმება ან სასურსათო მაღაზიაში წასვლა შეიძლება არჩიოთ ისეთ სამსახურებრივ საქმეს, რომლის შესრულების ვადა დიდი ხანია გასულია და რომლის შეუსრულებლობაც მნიშვნელოვან ზიანს მოუტანს თქვენს რეპუტაციას და კარიერულ ზრდას.
სინამდვილეში, ყველაზე რთული ამოცანები, ხშირად, ყველაზე ღირებული და მნიშვნელოვანი ამოცანებია, რომლებიც ხელს გიწყობენ მიზნების მიღწევაში. მათ შესასრულებლად ადამიანებს სჭირდებათ უნიკალური უნარები და ღრმა აზროვნება, შესაბამისად მეტი ღირებულება იქმნება. მარტივი დავალებები, საუკეთესო შემთხვევაში, მხოლოდ თანდათანობით უწყობს ხელს თქვენი მიზნების მიღწევას.
ასე რომ, ერთი დღის განმავლობაში თუ თქვენ 20 სამუშაო შეასრულეთ და გადახაზეთ სიაში, თავს წარმოუდგენლად პროდუქტიულად იგრძნობთ. სინამდვილეში, თქვენ უბრალოდ დაკავებული იყავით და არ შეგიქმნიათ რეალური ღირებულება, ან არ გქონიათ წინსვლა თქვენს მიზნებთან მიმართებით.
თქვენი პროდუქტიულობის „მკვლელი“ არის ის ფაქტი რომ თქვენ მნიშვნელოვან საქმეების შესრულებას აჭიანურებთ ხოლო მარტივ საქმეებს მაშინვე აკეთებთ.
ABDCE მეთოდი
შესასრულებელი საქმეების უბრალო სიის ნაცვლად გამოიყენეთ “ABCDE მეთოდი”, რაც ანბანივით მარტივია. ამ მეთოდის გამოყენება ისევ გულისხმობს საქმეების ჩამოწერას თუმცა შემდგომ საჭიროა მათი დაჯგუფება პრიორიტეტების მიხედვით.
ზოგიერთი ადამიანი მას „წარმატების სიას“ უწოდებს, რადგან ის მათ ეხმარება გაიგონ რომელია ის საქმეები, რომლების შესრულებაც მათ წარმატებამდე მიიყვანს და რომლები იწვევენ ადამიანთათვის ყველაზე ძვირფასი აქტივის დროის ფლანგვას.
მთლიანობაში, ABCDE მეთოდი არის შესანიშნავი ინსტრუმენტი პრიორიტეტების ეფექტურად დასალაგებლად. მისი გამოყენება თქვენს პროდუქტიულობას მნიშვნელოვნად გააუმჯობესებს.
ანუ, თავდაპირველად უნდა ჩამოვწეროთ ყველა საქმე რაც შესასრულებელი გვაქვს და შემდეგ მივანიჭოთ თითოეულ A, B, C, D და E კატეგორიებიდან ერთ-ერთი.
A კატეგორია
A კატეგორია მიანიჭეთ 1-3 ელემენტს, რომლებიც თქვენთვის ყველაზე ღირებული და უმაღლესი პრიორიტეტის მქონე ამოცანებია. ეს ამოცანები ნამდვილად მიგაახლოებთ თქვენს ყველაზე მნიშვნელოვან მიზნებს. A ამოცანები თუ არ შესრულდება დიდი უარყოფითი გავლენა ექნება თქვენს მიზნებზე და პირიქით, თუ შესრულდება მაშინ თქვენ მნიშვნელოვნად გაიუმჯობესებთ პოზიციებს მიზნების მიღწევის თვალსაზრისით. თუ ასეთ ამოცანად სამზე მეტი რამ გეჩვენებათ, კრიტერიუმები გაამკაცრეთ და ამ კატეგორიაში დატოვეთ მხოლოდ სამი.
თუ A კატეგორიაში დაგიგროვდათ სამი ელემენტი, მაშინ თქვენ მათ შორისაც უნდა გააკეთოთ არჩევანი და ყველაზე პრიორიტეტულს მიანიჭოთ A1, შემდეგ A2 და ბოლოს A3.
ოქროს წესი კი ამ მეთოდში არის ის, რომ არასდროს უნდა გადადოთ A კატეგორიის ამოცანების შესრულება და ისინი სხვებზე ადრე უნდა დაასრულოთ.
მაგალითი: მივლინებაში წასასვლელი თანამშრომლებისთვის ავიაბილეთების შეძენა. ასევე, კარგი მაგალითი იქნებოდა საკუთარი რეზიუმეს განახლება და გაგზავნა ავტორიტეტული კომპანიის რიგებში სასურველი პოზიციის დასაკავებლად.
B კატეგორია
B კატეგორია მიანიჭეთ იმ საქმეებს, რომლებიც გარკვეულწილად ღირებულია და მათი შესრულება გარკვეულ შედეგებს მოიტანს, თუმცა არა იმდენს რაც მოაქვს A კატეგორიას. ამ ამოცანებს გარკვეული უარყოფითი გავლენა ექნება თქვენს საქმიანობაზე, თუ მათ არ დაასრულებთ. კიდევ ერთხელ, დარწმუნდით, რომ გაუმკლავდებით თქვენს A-ერთეულებს, სანამ თქვენს B- ელემენტებზე გადახვალთ.
მაგალითი: სამსახურებრივი შეხვედრა კოლეგასთან, რომელმაც გთხოვათ დახმარება გარკვეული საკითხის გადასაჭრელად, რომელიც თქვენს პირდაპირ მოვალეობაში არ შედის.
C კატეგორია
C კატეგორია მიანიჭეთ იმ საქმეებს, რომლებიც საერთოდ არ უწყობს ხელს თქვენი მიზნების მიღწევას. ეს ის ამოცანებია, რომლებზე მუშაობაც ჩვენ გვიყვარს, რადგან ისინი ხშირად ადვილად და სწრაფად სრულდება. სინამდვილეში, ამ სამუშაოების შეუსრულებლობა არავითარ ზიანს არ მოგიტანთ.
მაგალითი: მაღაზიაში წასვლა ახალი ქურთუკის საყიდლად.
D კატეგორია
D კატეგორია მიანიჭეთ ყველა იმ ელემენტს, რომელთა დელეგირება შეგიძლიათ სხვა ადამიანებზე, რომლებსაც შეუძლიათ საქმის შესრულება უფრო იაფად, უკეთესად ან სწრაფად. თქვენ არ უნდა დახარჯოთ დრო ამ ამოცანებზე, რადგან თქვენი დრო უფრო ღირებულია. ამის ნაცვლად, თქვენ დრო უნდა დახარჯოთ ძირითადად A ამოცანების შესრულებაზე. თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ხარისხიანი და იაფი ფრილანსერების მომსახურება Fiverr-სა ან Upwork-ზე.
მაგალითი: თქვენი ახალი ბიზნეს წამოწყებისთვის ლოგოს დამზადება. Fiverr-ზე ლოგოს დამზადების ფასები 15 აშშ დოლარიდან იწყება. შესაბამისად, თუ თქვენ ლოგოების დამზადებაში გამოცდილება არ გაქვთ შეგიძლიათ სხვა ადამიანებს მიანდოთ, რომლებიც აღნიშნულ სერვისს იაფად გთავაზობენ.
ან სულაც შეიძლება 1 საათიანი საქმე გადააქციოთ 10 წუთიან საქმედ თუ სხვას აუხსნით როგორ უნდა შეასრულოს.
E კატეგორია
E კატეგორია მიანიჭეთ ყველა იმ ელემენტს, რომლებიც შეგიძლიათ უგულებელყოთ, ანუ ყურადღება საერთოდ არ მიაქციოთ. ანუ ეს ის საქმეებია, რომელთაც სამუდამოდ უნდა დაემშვიდობოთ. ეს საქმეები, როგორც წესი კვირების განმავლობაში რჩება ხოლმე შესასრულებელი. ამიტომ მათ ყოველდღე გადაწერას სჯობს საერთოდ წაშალოთ. ცოტაოდენი დაფიქრების შემდეგ თქვენ დაასკვნით, რომ მათი შესრულება საერთოდ არ არის საჭირო.
მაგალითი: ფილმის ყურება, რომელიც მეგობარმა გირჩიათ ერთ-ერთი საუბრის დროს.
ერთ-ერთ მიდგომა, რაც შეიძლება თქვენ აირჩიოთ არის ასევე E კატეგორიის მინიჭება ყველა საქმისთვის რომლებიც A და B კატეგორიაში არ ხვდებიან, რადგან სავარაუდოდ თქვენი დროის უდიდეს ნაწილს სწორედ A და B კატეგორიის საქმეებს დასჭირდება. შესაბამისად, სხვა საქმეების შესასრულებლად დრო შეიძლება საერთოდაც არ დაგრჩეთ.
ამ შემთხვევაში თქვენ სამი კატეგორია დაგრჩებათ და მნიშვნელობა სულაც არ აქვს იმას თუ რა სახელებს დაარქმევთ A, B და E კატეგორიებს თუ A, B და C კატეგორიებს. მთავარია, A კატეგორია იყოს ყველაზე მნიშვნელოვანი, B კატეგორია ნაკლებად მნიშვნელოვანი და ა.შ.
იმუშავეთ თითოეულზე, სანამ არ დაასრულებთ
დღის განმავლობაში მრავალი რამ ცდილობს ჩვენი ყურადღების მიქცევას, ხშირად ერთი ტექსტური შეტყობინება არ გვაქვს ბოლომდე წაკითხული, რომ მეორე მოდის და ამ დროს სულაც შეიძლება მეგობარმა დაგირეკოთ.
თუმცა უნდა გახსოვდეთ, რომ ყველაფერი უნდა გააკეთოთ იმისათვის რომ A კატეგორიის საქმეები შეასრულოთ. A კატეგორიის სამი დასრულებული საქმე შესაძლოა ტოლფასი იყოს 20 C, D და E კატეგორიის საქმეებისა რაც წინა დღეს შეასრულეთ. ამიტომ, თქვენი პროდუქტიულობა შესრულებული საქმეების რაოდენობით კი არა მათი წონით უნდა განსაზღვროთ.
აღნიშნული მეთოდი მრავალი პროფესიონალის მიერ არის გამოცდილი. თუ თქვენ ერთი კვირის განმავლობაში მაინც ყოველდღიურად ცდით მის გამოყენებას დაინახავთ, რომ თქვენი პროდუქტიულობა მნიშვნელოვნად გაიზრდება.
ქვემოთ მოცემულია ერთი მაგალითი თუ როგორ შეიძლება გამოიყურებოდეს თქვენი ABCDE სია:
20 იანვარი
- A1 – გასული წლის საქმიანობის ანგარიშის მომზადება მენეჯმენტისთვის წარსადგენად;
- A2 – საქმიანობის ანგარიშისთვის პრეზენტაციის მომზადება;
- A3 – სადაზღვევო კომპანიასთან იმ თანამშრომელთა სიის განახლება, რომლებიც სადაზღვევო პოლისს იღებენ 1 თებერვლიდან;
- B1 – ელექტრონული ფოსტის შემოწმება და პასუხების გაცემა;
- B2 – თანამშრომლებთან ერთად სასადილოდ წასვლა;
- C1 – იანვრის თვის ბიზნეს ჟურნალის წაკითხვა;
- C2 – ტანსაცმლის მაღაზიაში საყიდლებზე წასვლა;
- D1 – ახალი სატელევიზიო შოუს ყურება;
- D2 – ახალი თანამშრომლის ასაყვანად მიღებული 1000 რეზიუმედან იმ კანდიდატების გადარჩევა, რომლებიც აკმაყოფილებენ პირველად მოთხოვნილ კრიტერიუმებს (დელეგირება);
- E1 – გამოტოვებულ მეილზე პასუხის მომზადება, რომელიც რელევანტური აღარ არის;
- E2 – საინფორმაციო ხასიათის წერილზე პასუხის მომზადება;
- E3 – პირადობის მოწმობის შეცვლა, იმ მიზეზის გამო რომ საკუთარი ფოტო არ მოგწონთ.
